Правила электронного этикета
Переписка с помощью почтового ящика в интернете никого не удивляет в наши дни. Встречи тет-а-тет и мобильная связь не столь эффективны, если требуется передать информацию другому человеку. E-mail является значительным способом строить отношения в бизнесе. Необходимо отслеживать, чтобы текст нёс главную мысль без двойного смысла и говорил в каждой строчке о профессионализме и умении строить беседу. Помните, рабочие сообщения значительно отличаются от писем к друзьям! Им надо быть точными, грамотными, отчетливыми, вразумительными, профессиональными, ясными, четкими, лаконичными и соответствующими теме, заявленной в заголовке. Малограмотный email нередко ложится пятном не только на отправителя, но и на всю корпорацию.
Заголовок – пол-дела, понятно и по существу опишите ваше послание. Пишите всегда исключительно с заглавной буквы и не делайте к обычному письму высокую важность, т.к. получатели в недалеком будущем перестанут придавать этому значение. Не пишите длинными предложениями, это гарантирует быстрое понимание того, что вы имеете в виду. Обязательно используйте сканирование текста на наличие ошибок и не употребляйте слова, значение которых вам не вполне ясно. Не пишите письма большими буквами полностью. У адресата может возникнуть впечатление, что вы говорите на повышенных тонах, что, возможно, вызовет недовольство.
В бизнес-переписке неуместны смайлы и обилие вопросительных знаков. Откажитесь от использования необычных шрифтов виньеток, рисунков, фоновых картинок, узоров, стилей. Если у вас вышло большое письмо, разделите его на абзацы для легкого чтения и простого цитирования. При отправке вложения проверьте, что это именно ТОТ файл, он не вызывает проблем на компьютере адресата и имеет приемлемый размер. Желательно посылать ответ не более, чем через 24 часа после получения. Хотя оптимальнее, разумеется, в тот же рабочий день.
Не высылайте одно и то же письмо сразу нескольким людям. Главное – перечитать сообщение еще раз перед отправлением на чей-то электронный адрес.